Najważniejsze zmiany w procedurze wydawania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców na terytorium RP

Cel wprowadzenia nowej ustawy?

1. realizacja części tzw. kamienia milowego dla reformy pn.: „Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy”, zapisanej w KPO;
2. potrzeba kompleksowego uregulowania zagadnienia dostępu cudzoziemców do rynku pracy w oddzielnej ustawie;
3. niedobory pracowników, występujące w coraz większej liczbie branż, regionów;
4. brak realnego zaspokojenia potrzeb rynku pracy wynikających, m.in. z problemów demograficznych w Polsce;
5. powszechność zjawiska pozornego zatrudniania cudzoziemców jedynie w celu wjazdu do państw strefy Schengen;
6. potrzeba wprowadzenia rozwiązań w zakresie integracji cudzoziemców.

Główne założenia ustawy

1. Pełna elektronizacja postępowań o wydanie zezwoleń na pracę – od dnia 1 czerwca 2025 r. pracodawcy mają obowiązek składania wniosków wyłącznie poprzez dedykowany do tego celu portal www.praca.gov.pl. Pełna cyfryzacja będzie procesem stopniowym (wejście w życie konkretnych przepisów będzie związane z przygotowaniem przez ministerstwo odpowiednich narzędzi informatycznych). Wszystkie wnioski złożone w inny sposób niż za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl (np. papierowe lub złożone przez epuap) mają zostać pozostawione bez rozpoznania. Portal praca.gov.pl oprócz możliwości składania wniosków będzie także umożliwiał, m.in.: dostarczenie brakujących dokumentów, odwołanie się od decyzji i zgłoszenie podjęcia/zakończenia pracy przez cudzoziemców.

2. Ułatwienia proceduralne dla pracodawców:

• rezygnacja z testu rynku pracy (informacji starosty);
• likwidacja procedury przedłużenia zezwolenia na pracę;

3. Uszczelnienie przepisów, poprzez doprecyzowanie przesłanek udzielenia/odmowy udzielenia zezwoleń. Obligatoryjną przesłanką do odmowy stanie się zaległość w opłacaniu składek w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz zaleganie z opłacaniem podatków. Nowa ustawa przewiduje także szereg nowych przesłanek do odmowy wydania zezwolenia na pracę, co oznacza, iż wojewoda odmówi wydania zezwolenia także, gdy:

• podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi został ustanowiony lub działa w celu ułatwienia cudzoziemców wjazdu do Polski (w celu udowodnienia powyższego organ będzie weryfikował między innymi liczbę wydanych zezwoleń w stosunku do osób faktycznie zatrudnionych w firmie),
• z okoliczności sprawy wynika, że pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej działającą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z obowiązującymi przepisami, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej (tzw. outsourcing pracowniczy),
• w okresie 2 lat przed złożeniem wniosku podmiot powierzający pracę utrudniał przeprowadzenie kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców,
• dzień rozpoczęcia pracy wskazany we wniosku o wydanie zezwolenia przypada później niż 12 miesięcy od złożenia wniosku
• pracodawca użytkownik lub podmiot, do którego cudzoziemiec ma być delegowany, w rzeczywistości nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi,

4. Wprowadzenie nowych funkcjonalności w systemach informatycznych służących weryfikacji wydawania zezwoleń na pracę (np. rejestr umów). Uwaga! Ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek dostarczenia omawianego dokumentu za pośrednictwem dedykowanego portalu www.praca.gov.pl. Jednak z uwagi na fakt, iż wzmiankowany system w chwili obecnej nie posiada danej funkcjonalności zgodnie z komunikatem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 2025 r. obowiązek przekazania wojewodzie umowy podpisanej z cudzoziemcem wejdzie w życie dopiero od 1 sierpnia 2025 r.;

5. Wprowadzenie nowych instrumentów gwarantujących bezpieczeństwo rynku pracy. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP tworzy szereg instrumentów prawnych umożliwiających elastyczne reagowanie na bieżącą sytuacje na polskim rynku pracy poprzez możliwość wprowadzania różnego rodzaju limitów oraz ograniczeń związanych z zatrudnianiem cudzoziemców.

Zmiany w przepisach ogólnych dotyczących zatrudniania cudzoziemców

• Nowa ustawa uniemożliwia powierzenie pracy cudzoziemcowi posiadającemu wizę innego państwa Strefy Schengen nawet w przypadku posiadania stosownego zezwolenia na pracę;
• Zmniejszenie liczby kategorii wiz krajowych umożliwiających wykonywanie pracy w Polsce pomimo uzyskania zezwolenia na pracę, np. wiza uzyskana w celu odwiedzin u rodziny lub nauki w innej formie niż studia;
• Obywatele niektórych państw przebywając w Polsce na podstawie ruchu bezwizowego mogą mieć uniemożliwione podjęcie pracy w Polsce (minister właściwy do spraw pracy otrzyma możliwość wydania rozporządzenia wymieniającego poszczególne państwa, których obywateli może dotyczyć ten przepis).

• Zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę dla absolwentów studiów wyższych. Po wejściu w życie nowych przepisów zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę rozszerzone zostanie na cudzoziemców będących absolwentami studiów wyższych na polskich uczelniach, niezależnie od tego, czy studia będą prowadzone w formie stacjonarnej, czy niestacjonarnej. Poprzednie brzmienie przepisów wskazywało wyłącznie absolwentów studiów stacjonarnych.
• Zmiana formy zatrudnienia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę będzie wymagała otrzymania nowego zezwolenia na pracę

Inne ważne zmiany

• Zmiana sposobu określania właściwości organów rozpatrujących wnioski o wydanie zezwoleń na pracę. Nowa ustawa przewiduje, iż właściwość miejscową określa się na dzień złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę (art. 7 ust. 2). Powyższe oznacza, iż w przypadku zmiany siedziby pracodawcy do innego województwa właściwy pozostaje organ, który pierwotnie rozpatrywał sprawę
• W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej właściwość określana będzie z uwagi miejsce pobytu stałego polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, a nie jak dotąd z uwagi na miejsce zamieszkania. Co ważne mimo powyższej zmiany organ rozpatrujący wniosek może przyjąć informacje o miejscu pobytu stałego w formie oświadczenia.
• Nowa ustawa nie nadaje wojewodzie uprawnień do określania szczegółowych warunków wydawania zezwoleń na pracę, które w niektórych województwa mogły, np. skracać okres, na który wydane będzie zezwolenie na pracę.
• W przypadku, gdy wniosek o wydanie zezwolenia na pracę zostanie złożony przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi prowadzący działalność gospodarczą przez okres krótszy niż 1 rok, zezwolenie zostanie wydane na czas nie dłuższy niż 1 rok.
• W sytuacji, gdy czas pracy nie będzie przekraczał ½ etatu pełnego wymiaru czasu pracy lub 20 godzin tygodniowo.
• Nie będzie możliwości wydania zezwolenia na pracę w przypadku chęci zatrudnienia poniżej ¼ etatu.