Cudzoziemcy, którzy spełniają wymogi mogą bezpłatnie otrzymać zaświadczenie potwierdzające korzystanie z ochrony czasowej. Zaświadczenie wydaje Urząd do Spraw Cudzoziemców na wniosek cudzoziemca. Sprawę można załatwić osobiście w siedzibie urzędu w Warszawie przy ul. Taborowej 33 oraz w delegaturze urzędu w Białej Podlaskiej przy ul. Dokudowskiej 19.
Istnieje także możliwość rejestracji on-line w celu zgłoszenia chęci otrzymania zaświadczenia – formularz dostępny jest w czterech wersjach językowych: polskiej, angielskiej, ukraińskiej oraz rosyjskiej.
Podczas rejestracji on-line należy odpowiedzieć na kilka pytań dotyczących m.in. obywatelstwa, posiadanych dokumentów czy daty wyjazdu z Ukrainy. Ostatnim krokiem jest wybór preferowanego miejsca odbioru zaświadczenia, w tym celu konieczne jest również podanie danych osobowych oraz kontaktowych. Po prawidłowej rejestracji, cudzoziemiec otrzyma wiadomość SMS z informacją o miejscu i terminie otrzymania dokumentu.
Nie jest konieczne składanie pisemnych wniosków – wystarczy osobisty kontakt z przedstawicielem urzędu. Konieczne jest natomiast przedstawienie dokumentów potwierdzających, że przed 24 lutego br. cudzoziemiec korzystał z ochrony w Ukrainie, legalnie przebywał w Ukrainie na podstawie ważnego zezwolenia na pobyt stały i nie jest w stanie w bezpiecznych warunkach powrócić do kraju lub regionu pochodzenia.
Zaświadczenie jest wyłącznym dowodem korzystania z ochrony czasowej w Polsce i w okresie swojej ważności (do 4 marca 2023 r.) poświadcza prawo jego posiadacza do pobytu na terytorium Polski.