Porady przydatne przy składaniu wniosków

Lawinowy wzrost wniosków pobytowych oraz wydłużający się czas załatwiania spraw stwarza sporo problemów zarówno organowi , który jest odpowiedzialny wydawanie decyzji w tym zakresie – tj. Wydziałowi do Spraw Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego, oraz samym cudzoziemcom. Nasz urząd stara się o ciągłą poprawę świadczonych przez nas usług. Z tego względu przygotowaliśmy krótki poradnik, który pomoże złożyć kompletny wniosek i przez to przyspieszyć załatwienie sprawy przez tut. Wydział.

1. Przed złożeniem wniosku zapoznaj się z obowiązującymi procedurami.

Na stronie internetowej Urzędu www.infoopt.pl znajdziesz wszelkie informację dotyczące wymaganych dokumentów, wysokości opłat, zasad umawiania wizyt i składania pism oraz czasu trwania postępowania. Wyżej wymienione informacje można uzyskać także poprzez bezpłatne konsultacje prowadzone przez: Informację i infolinię dedykowaną obywatelom państw trzecich Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego finansowaną ze środków unijnych oraz Punkt Informacyjny dla Cudzoziemców, ul Basztowa 22 (link).

Potrzebne materiały w postaci ulotek i schematów można pobrać także w siedzibie Urzędu, ul. Przy Rondzie 6, Kraków.

2. Przygotuj kompletny wniosek wraz ze wszystkim wymaganymi dokumentami

Najszybszym sposobem na sprawne załatwienie sprawy jest przygotowanie kompletu dokumentów przy składaniu wniosku pobytowego. W trakcie postępowania dokumenty mogą być uzupełnianie, ale wiąże się to z większą ilością korespondencji wysłanej do strony, co zawsze wydłuża termin załatwienia sprawy.

Porady dotyczące wypełniania wniosków i pism:

• wszystkie dokumenty muszą zostać wypełnione w języku polskim. W wypadku dokumentów sporządzonych w innym języku dołącz także tłumaczenie przygotowane przez tłumacza przysięgłego;
• wszystkie wnioski i podania muszą być wypełnione czytelnie za pomocą DRUKOWANYCH LITER;
• dane (takie jak imię, nazwisko, data urodzenia) podaj zgodnie z informacjami zawartymi w paszporcie;
• jeżeli nie ma możliwości podania jakiś danych wpisz sformułowanie: NIE DOTYCZY;
• wszystkie dokumenty (wnioski, załączniki, podania) muszą być wypełnione i podpisane przez osobę upoważnioną (np. załącznik nr 1 do wniosku o pobyt czasowy musi zostać przygotowany przez pracodawcę zatrudniającego cudzoziemca);
• złożenie kompletnego wniosku na umówionej wizycie pozwala od razu wszcząć postępowanie w danej sprawie, ogranicza ilość korespondencji i zmniejsza ryzyko pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

3. Umawiaj się na wizyty z odpowiednim wyprzedzeniem

Ze względu na dużą liczbę chętnych na składanie wniosków i ograniczoną liczbę miejsc umów się na złożenie wniosku pobytowego z odpowiednim wyprzedzeniem. Przypominamy, że wniosek pobytowy musi być złożony najpóźniej ostatniego dnia legalnego pobytu.

W celu umówienia terminu na złożenie wniosku wyślij na adres rezerwacja.opt@muw.pl poniższe informacje:

• Imię i nazwisko
• Obywatelstwo
• Data urodzenia
• numer telefonu
• rodzaj dokumentu, który legalizuje aktualny pobyt w Polsce (np. wiza, ruch bezwizowy, karta pobytu…)
• data ważności dokumentu, który legalizuje pobyt w Polsce
• cel składania wniosku (np. praca, studia…)
• miejsce składanie wniosku – Kraków/Nowy Sącz

Otrzymasz w ciągu kilku dni roboczych odpowiedź z wyznaczonym terminem na złożenie wniosku (w mailu zwrotnym podajemy dzień, godzinę oraz dokładne miejsce, w którym wniosek należy złożyć).

Zarezerwowanie terminu na złożenie wniosku pobytowego umożliwia złożenie kompletu dokumentów w siedzibie Urzędu. Należy pamiętać, że kopie za zgodność z oryginałem poświadczane są przez pracownika Urzędu tylko przy składaniu wniosku na umówionych wizytach.

4. Składanie wniosku za pośrednictwem poczty lub Dziennika Podawczego

Jeżeli nie będzie już wolnych miejsc na złożenie wniosku bezpośrednio w Urzędzie – wniosek i inne dokumenty można wysłać listem poleconym lub złożyć przez Dziennik Podawczy. Złożenie wniosku na Dzienniku Podawczym (czyli bez umówionej wizyty) jest możliwe jedynie ostatniego dnia legalnego pobytu (Uwaga! Obecnie w czasie trwania pandemii możliwość składania wniosku na Dzienniku Podawczym jest zawieszona do odwołania!) Dodatkowo pracownik Urzędu ma możliwość przyjęcia jedynie samego wniosku bez żadnych dodatkowych załączników.

Również wtedy należy pamiętać o zachowaniu należytej staranności w wypełnianiu wniosku i uporządkowaniu wszystkich dokumentów.

UWAGA! Kopie dokumentów składanych na dzienniku podawczym lub pocztą nie są potwierdzone za zgodność z oryginałem. Należy pamiętać, że nie przy każdym postępowaniu możliwy jest zwrot oryginałów załączonych do sprawy.

Przypominamy także, że w przypadku złożenia wniosku pocztą lub poprzez Dziennik Podawczy cudzoziemiec będzie musiał złożyć odciski palców w innym terminie. Odpowiednie wezwanie będzie wysłane do cudzoziemca za pośrednictwem poczty.

5. Uzupełniaj dokumenty w wymaganym terminie

W trakcie postępowania Urząd może uznać za konieczne wezwanie strony do uzupełnienia dodatkowych dokumentów (powody tego mogą być różne, np. wymagany dokument nie był złożony wraz z wnioskiem lub przedawnił się w toku postępowania).

W liście otrzymanym z Urzędu znajdziesz wszystkie potrzebne informacje na temat wymaganych dokumentów, terminu, a także zasad ich składania.

6. Na bieżąco aktualizuj swoje dane kontaktowe i dokumenty

Niezwłocznie powiadom Urząd o każdej zmianie adresu korespondencji, numeru telefonu i innych danych. Informację możesz złożyć osobiście w Urzędzie na Dzienniku Podawczym lub wysłać za pośrednictwem poczty.

Pamiętaj także aby zawsze dbać o to by przekazywać do Urzędu najbardziej aktualne dokumenty (także w przypadku gdy dokumenty w trakcie postępowania stracą ważność).

7. Jak sprawdzić status sprawy

Status sprawy można sprawdzić poprzez Informację i Infolinię (Info.opt) działającą w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Wydziale Spraw Cudzoziemców. Infolinia udziela informacji w formie:

• mailowej (info.opt@muw.pl),
• telefonicznej (12 210 20 20) oraz
• bezpośrednio w siedzibie Urzędu (ul. Przy Rondzie 6).