Zapraszający – wpis do ewidencji zaproszeń
Czym jest zaproszenie?
Zaproszenie jest dokumentem potwierdzającym posiadanie przez cudzoziemca środków finansowych wystarczających na pokrycie kosztów:
- związanych z planowanym pobytem na terytorium Polski, w tym kosztów zakwaterowania i wyżywienia, oraz
- na pokrycie kosztów podróży powrotnej do państwa pochodzenia lub zamieszkania albo kosztów tranzytu do państwa trzeciego, które udzieli pozwolenia na wjazd.
Zaproszenie nie jest dokumentem uprawniającym wraz z dokumentem podróży do wjazdu do Polski ani też odbywania podróży po strefie Schengen. Zaproszenie nie jest wizą, dokumentem pobytowym, ani innym dokumentem notyfikowanym przez RP jako uprawniający do wjazdu do Polski. Nie uprawnia również do wykonywania w Polsce pracy.
Dokument ten może zostać przedstawiony w trakcie ubiegania się o wizę lub podczas kontroli granicznej na granicy RP. Jednak nie jest to dokument konieczny w procesie wizowym, a wjazd cudzoziemca na terytorium Polski nie jest uzależniony od jego posiadania. Jeśli cudzoziemiec potrafi wykazać, że posiada niezbędne środki, nie musi przedstawiać dodatkowych gwarancji wynikających z tego dokumentu.
Gwarantem pokrycia kosztów pobytu oraz opuszczenia przez cudzoziemca terytorium Polski, w tym kosztów wydania i wykonania decyzji o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu, jest zapraszający. W przypadku, jeśli zapraszający nie wykona zobowiązań wynikających z wystawionego zaproszenia, wówczas cudzoziemiec, Skarb Państwa lub inne podmioty mogą dochodzić swoich roszczeń od zapraszającego w postępowaniu przed sądem.
Pamiętaj! Zaproszenia nie wolno utożsamiać z zezwoleniem na pracę. Zezwolenie na pracę uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy na terytorium RP, a zaproszenie takiej możliwości nie daję – jest ono wydawane jedynie w celach odwiedzin.
Kto może zaprosić cudzoziemca?
Zapraszającym może być:
- obywatel polski zamieszkujący na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, obywatel innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej lub obywatel zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii, zamieszkujący na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i posiadający prawo pobytu lub prawo stałego pobytu na tym terytorium, lub
- cudzoziemiec przebywający bezpośrednio przed wystawieniem zaproszenia legalnie i nieprzerwanie co najmniej przez okres 5 lat na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub posiadający zezwolenie na pobyt stały lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE, lub
- osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej mające siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Uwaga: w zależności od Twojej sytuacji prawnej wymagane dokumenty mogą różnić się od siebie, np. obywatel polski będzie potrzebował innych dokumentów niż cudzoziemiec posiadający pobyt stały (więcej informacji znajdziesz poniżej w zakładce Wymagane dokumenty).
Gdzie i kiedy mogę złożyć wniosek?
Wniosek wraz z dokumentami można złożyć:
- osobiście w Delegaturze w Nowym Sączu (adres poniżej, pokój 19), poniedziałek 9:00 – 17:00, wtorek – piątek 07:30 – 15:30
przesłać pocztą na adres:
Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Delegatura w Nowym Sączu
Wydział Spraw Cudzoziemców
Ul. Jagiellońska 52
33-300 Nowy Sącz
lub przez skrzynkę e-Doręczeń:
adres e-Doręczeń: AE:PL-63706-53716-FRDUR-17
Dane kontaktowe: tel. 18 540 23 50
Zaproszenie zostanie wysłane do Ciebie za pośrednictwem operatora pocztowego na adres, który podałeś we wniosku.
Wymagane dokumenty
- Wypełniony zgodnie z pouczeniem formularz wniosku o wpisanie zaproszenia do ewidencji zaproszeń;
- Potwierdzenie opłaty skarbowej 27 zł,
- Dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu mieszkalnego* albo dokument potwierdzający możliwość zapewnienia cudzoziemcowi zakwaterowania w innym miejscu.
* jeżeli jako miejsce zakwaterowania zapraszanego cudzoziemca został wskazany lokal mieszkalny zapraszającego.
Zapraszający może przedstawić m.in.:
- akt własności lokalu lub aktualny wypis z rejestru ksiąg wieczystych, z zastrzeżeniem, że akt własności, który dotyczy wyłącznie działki, należy załączyć wraz z potwierdzeniem oddania budynku do użytkowania lub decyzją w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości,
- umowę o ustanowienie prawa spółdzielczego do lokalu lub zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o przydziale lokalu spółdzielczego,
- umowę najmu lokalu komunalnego,
- umowę najmu lokalu innego niż komunalny, z zastrzeżeniem, że taką umowę należy dostarczyć wraz z tytułem prawnym wynajmującego do tego lokalu lub jego pisemną zgodą na zamieszkanie cudzoziemca w lokalu z uwzględnieniem dat. W przypadku, jeśli umowa zawiera zapis o osobach uprawnionych do zamieszkiwania lokalu, bez wskazania zapraszanego cudzoziemca, wówczas konieczne jest dołączenie aneksu zmieniającego tę umowę,
- dokumenty potwierdzające możliwość zapewnienia cudzoziemcowi zamieszkania w innym miejscu, przykładowo: rezerwacja hotelowa (dokonującym rezerwacji dla zapraszanego powinien być zapraszający). Rezerwacja powinna zawierać informację o tym kto jej dokonał, dla kogo, na jaki okres, zgodny ze wskazanym we wniosku terminem zaproszenia. W przypadku rezerwacji hotelowej należy dodatkowo przedstawić potwierdzenie opłaty za rezerwację.
- Dokumenty potwierdzające możliwość pokrycia kosztów związanych z pobytem cudzoziemca, w tym kosztów zakwaterowania i wyżywienia, pokrycia kosztów podróży powrotnej do państwa pochodzenia lub zamieszkania albo kosztów tranzytu do państwa trzeciego, które udzieli pozwolenia na wjazd (co najmniej w wysokości 515 zł na osobę na każdy miesiąc planowanego pobytu lub 200 zł w przypadku gdy zapraszanym jest współmałżonek, rodzic, rodzeństwo lub dziecko), np.:
- aktualne saldo konta bankowego działającego na terenie RP potwierdzony pieczątką i podpisem upoważnionego pracownika banku lub wygenerowany elektronicznie zaopatrzony zapisem „dokument sporządzony (wygenerowany) elektronicznie nie wymaga pieczęci ani podpisu.
- aktualne zaświadczenie z pracy o zatrudnieniu z uwzględnieniem kwoty wynagrodzenia podpisane przez osobę upoważnioną do wystawienia zaświadczenia w imieniu pracodawcy, zawierającą pieczątkę stanowiskową.
- dokumenty potwierdzające wysokość otrzymywanej emerytury lub renty (ostatnia decyzja ZUS)
Ważne! Sposób obliczania wymaganych środków finansowych w przypadku zaproszeń
Dokumenty warunkowe (wymagane w określonych przypadkach)
W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą dodatkowo wymagamy wpisu do ewidencji działalności gospodarczej.
W przypadku osoby prawnej (gdy zapraszającym jest osoba prawna, z przedmiotowym wnioskiem występuje osoba uprawniona do zaciągania zobowiązań cywilnoprawnych wskazana w KRS) dodatkowo wymagamy aktualnego wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego.
W przypadku stowarzyszenia dodatkowo wymagamy aktualnego wypisu z rejestru stowarzyszeń.
Ważne! Brak, któregokolwiek z ww. dokumentów spowoduje wezwanie cudzoziemca do jego uzupełnienia w terminie nie krótszym niż 7 dni od doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.
Opłaty
Opłata skarbowa od wydania zaproszenia (płatna z chwilą złożenia wniosku) wynosi 27 zł.
Opłaty skarbowej można dokonać w Centrum Administracyjnym Urzędu Miasta Krakowa przy al. Powstania Warszawskiego 10 na parterze lub na pierwszym piętrze (wejście od ul. Kordylewskiego) oraz przez Internet, w banku lub urzędzie pocztowym na rachunek:
Wydział Podatków i Opłat UMK
PKO Bank Polski S.A.
49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
- nr rachunku PKO Bank Polski S.A. 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
- czego dotyczy opłata ,
- w którym urzędzie/wydziale ma być załatwiana sprawa (tj. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Spraw Cudzoziemców).
Jeżeli po uprzednim wezwaniu do uzupełnienia opłaty ta nie zostanie uiszczona wniosek zostaje zwrócony (art. 261 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego).
Opłata za udzielenie pełnomocnictwo wynosi 17 zł
Opłatę należy dokonać na rachunek:
Urząd Miasta Nowego Sącza, ING Bank Śląski S.A. nr 33 1050 1445 1000 0023 5299 0531
Wypełnienie wniosku
- Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku zapoznaj się z pouczeniem zawartym na stronie 8 wniosku. W przypadku kwestii niezrozumiałych należy dążyć do ich wyjaśnienia.
- Kwestionariusz wniosku wypełnij w języku polskim, czytelnie, drukowanymi literami wpisywanymi w odpowiednich kratkach za pomocą nieścieralnego długopisu lub pióra z czarnym lub niebieskim atramentem.
- Wypełnij wszystkie wymagane rubryki.
- Wypełniając wniosek podaj informacje i dane zgodnie ze stanem faktycznym. Należy zatem podać m.in. rzeczywisty adres zamieszkania Zapraszającego oraz wskazać rzeczywiste miejsce przyszłego zakwaterowania cudzoziemca. Informacje i dane powinny być aktualne w dacie wystąpienia z wnioskiem do organu.
Szczegółowe zasady wypełniania wniosku:
- W części A wniosku w przypadku, jeśli Zapraszającym jest osoba fizyczna, na stronie 1. kwestionariusza zaznacz pole „osoba fizyczna” oraz wpisz:
- jej dane osobowe (w przypadku cudzoziemców ich zapis powinien być zgodny z transkrypcją dokonaną w ich dokumencie podróży).
- datę i miejsce urodzenia (w zapisie polskim, np. nie Kiev a Kijów).
- posiadane obywatelstwo lub adnotację o braku obywatelstwa (brak lub bezpaństwowiec). W przypadku posiadania dwóch lub więcej obywatelstw, wystarczające jest wskazanie obywatelstwa polskiego / jednego z posiadanych obywatelstw UE/EFTA /CH.
W analogiczny sposób należy postępować wypełniając dane zapraszanego cudzoziemca – w części B. W przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej na stronie 1 kwestionariusza wniosku zakreślamy odpowiednie pole oraz wpisujemy jedynie jej pełną, oficjalną nazwę.
- Wypełniając rubrykę dotyczącą możliwości majątkowych i zarobkowych zapraszającego należy podać wysokość miesięcznego dochodu uzyskiwanego przez zapraszającego (jeśli jest osobą fizyczną) i źródło jego uzyskiwania (np. umowa o pracę, emerytura, renta) lub wysokość środków zgromadzonych na rachunku bankowym, ewentualnie inne źródła dochodu.
- W zakresie warunków zakwaterowania, należy pamiętać, że zapraszany cudzoziemiec może zostać zakwaterowany w lokalu zajmowanym przez zapraszającego wyłącznie, jeśli pozwalają na to warunki lokalowe (w zakresie powierzchni, stanu lub przeznaczenia lokalu) oraz zapraszający posiada (własny) tytuł prawny pozwalający mu na swobodę dysponowania lokalem. Jeśli warunki te nie pozostają spełnione, należy wskazać inne miejsce zakwaterowania np. hotel, w którym dokonano rezerwacji na okres pobytu cudzoziemca.
- W część A sekcja V. podaj łączną liczbę cudzoziemców, dla których zapraszający wystąpił o rejestrację zaproszenia w ewidencji zaproszeń w okresie 365 dni bezpośrednio poprzedzających wystąpienie z wnioskiem.
- W części B I. podaj aktualny adres pobytu cudzoziemca poza terytorium Polski (w transkrypcji na język polski), zaś w części B.II. adres miejsca deklarowanego zakwaterowania w Polsce. Adres zakwaterowania cudzoziemca (B.II.) powinien być zgodny z informacją o warunkach zakwaterowania (A.IV).
- Cel pobytu powinien być zgodny z deklarowanym na wjeździe przez cudzoziemca.
- Wymienione załączniki do wniosku winny odpowiadać faktycznemu ich załączeniu. Do wniosku należy załączyć dokumenty, zgodnie z objaśnieniem zawartym w etapie „Dokumenty”.
- Okres, na jaki cudzoziemiec może zostać zaproszony do Polski nie może przekroczyć 1 roku (należy podać konkretne daty w okresie nieprzekraczającym 365 dni).
- Przy czynności złożenia podpisu pod wnioskiem zapraszający nie może być zastępowany przez pełnomocnika. Podpis musi zostać przez niego złożony osobiście, po wnikliwym zapoznaniu się zarówno z konsekwencjami m.in. złożenia wniosku lub dołączenia dokumentów zawierających nieprawdziwe dane osobowe lub fałszywe informacje, jak i konsekwencjami wpisu zaproszenia do ewidencji zaproszeń (w zakresie gwarancji finansowych).
Przepisy regulujące wpisanie zaproszenia do ewidencji zaproszeń
Zaproszenie zostało uregulowane w przepisach rozdziału 3 działu III ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (art. 49-57). Wymogi materialno-prawne dotyczące zaproszenia zostały określone w art. 49 wymienionej ustawy.
Wzór formularza wniosku o wpisanie zaproszenia do ewidencji zaproszeń, jak i wzór samego zaproszenia, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 marca 2023 r. w sprawie wzoru zaproszenia, wzoru formularza wniosku o wpisanie zaproszenia do ewidencji zaproszeń oraz wysokości środków, które powinien posiadać zapraszający (Dz.U. z 2023r., poz. 637). Rozporządzenie to, zgodnie z nazwą, określa również wysokość środków, które powinien posiadać zapraszający na pokrycie kosztów związanych z pobytem cudzoziemca, w tym kosztów zakwaterowania i wyżywienia, oraz na pokrycie kosztów podróży powrotnej do państwa pochodzenia lub zamieszkania albo kosztów tranzytu do państwa trzeciego, które udzieli pozwolenia na wjazd.
Postępowanie w sprawie
W postępowaniu w sprawie wpisania zaproszenia do ewidencji zaproszeń stroną postępowania jest wyłącznie zapraszający.
Organem właściwym do rozpatrzenia wniosku w tej sprawie jest wojewoda właściwy ze względu na miejsce zamieszkania (w przypadku osoby fizycznej) lub siedzibę zapraszającego.
Wypełnienie wniosku w języku innym niż polski, wypełnienie wniosku w sposób niepozwalający na zrozumienie treści oraz pominięcie wymaganych rubryk stanowią braki formalne, do usunięcia których zapraszający zostanie wezwany przez wojewodę. Wezwanie do usunięcia braków formalnych zostanie skierowane także wówczas, gdy zapraszający nie złoży podpisu pod wnioskiem lub nie załączy dokumentów wymaganych w procedurze. Nieusunięcie braków formalnych w terminie nie krótszym niż 7 dni od daty doręczenia wezwania spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.
Uwaga!
- Postępowanie w sprawie wpisu zaproszenia do ewidencji zaproszeń jest postępowaniem uproszczonym, uregulowanym przepisami zawartymi w Rozdziale 14 Działu II ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego tj. (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691). Skutkiem tego m.in. postępowania dowodowe w sprawie ograniczone jest do dowodów zgłoszonych przez zapraszającego, łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania (wnioskiem o wpisanie zaproszenia do ewidencji zaproszeń), oraz dowodów możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi dysponuje organ prowadzący postępowanie (np. danych podanych we wniosku).