Sporządzanie umów o pracę w formie elektronicznej lub hybrydowej staje się coraz bardziej popularne z uwagi na oszczędność czasu, szybkość i elastyczność tych rozwiązań. W odpowiedzi na liczne zapytania o uznawalność dokumentów podpisanych elektronicznie w postępowaniu o udzielenie zezwolenia na pobyt i pracę, zapraszamy do zapoznania się z wyjaśnieniami opracowanymi na podstawie obowiązujących przepisów kodeksu cywilnego oraz rekomendacji państwowej inspekcji pracy.
Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Więcej informacji na temat zasad nabycia i wykorzystania podpisu kwalifikowanego można znaleźć na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075.
Podpis kwalifikowany może służyć do podpisania dowolnego dokumentu, w tym do zawarcia umowy o pracę z pracownikiem. Umowa może być podpisana elektronicznie przez obie strony lub przygotowana z wykorzystaniem podpisu pisemnego jednej ze stron.
W przypadku jeśli obie strony umowy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, oryginałem umowy będzie plik cyfrowy obejmujący treść czynności prawnej wraz z podpisami stron. Jeśli umowa jest dokumentem wymaganym w postępowaniu legalizacyjnym prowadzonym przez Wydział Spraw Cudzoziemców MUW, plik elektroniczny należy przesłać referentowi prowadzącemu sprawę drogą mailową.
Jeśli pracownik (cudzoziemiec) nie posiada podpisu kwalifikowanego, pracodawca może przesłać pracownikowi dwa egzemplarze umowy podpisane przez upoważnionego reprezentanta firmy. Pracownik po odręcznym podpisaniu umowy jeden egzemplarz powinien odesłać na adres siedziby pracodawcy. W takim przypadku dokumentacją potwierdzającą zawarcie umowy w formie hybrydowej będzie plik elektroniczny, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym jednej strony wraz z papierowym egzemplarzem umowy podpisanym własnoręcznie przez pracownika. Jeśli umowa jest dokumentem wymaganym w postępowaniu legalizacyjnym prowadzonym przez Wydział Spraw Cudzoziemców MUW, plik elektroniczny należy przesłać referentowi prowadzącemu sprawę drogą mailową, a kopię papierowego egzemplarza umowy należy dołączyć do akt sprawy (okazać oryginał i złożyć kopię na dzienniku podawczym w siedzibie wydziału lub przesłać pocztą kopię potwierdzoną notarialnie za zgodność z oryginałem).
Przypominamy, że katalog ustawowo wymaganych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę nie zawiera umowy potwierdzającej zatrudnienie. Dokument ten jest natomiast niezbędny w postępowaniu o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (umowa o pracę, umowa o pracę nakładczą lub umowa cywilnoprawna). Niezależnie od wymogów ustawowych, strona postępowania może być wezwana do przedłożenia dodatkowych dokumentów w celu potwierdzenia okoliczności wskazanych we wniosku.